Appearance
Často kladené dotazy
EWP - dohody
Co se změnilo s příchodem IIA API verze 7?
- Přidána podpora smazání dohody
- Přídána podpora pro modifikaci oboustranně uzavřených dohod (tzv. pozměňovací návrhy)
- Přídána podpora pro vypovězení dohody
- Povinnost uvádět doporučenou jazykovou úroveň u podmínek typu SMS a STA
- Nahrazení tříciferných kódů oborů čtyřcifernými
- Údaj o počtu mobilit (Místa) je povinný.
Jaké jsou stavy dohody a co znamenají?
Koncept
Dohoda v tomto stavu obsahuje ČVUT kopii, která ale dosud nebyla vystavena partnerovi (partner ji nevidí). Dohodu je možné vystavit partnerovi kliknutím na tlačítko "Vystavit" nebo koncept smazat tlačítkem "Odstranit".Vystavena ČVUT (Čeká na kopii partnera)
Dohoda je vystavena partnerovi, ale ten dosud nevystavil svoji kopii, která by byla spárována s touto dohodou. V tomto stavu je pouze možné návrh dohody smazat (tl. Odstranit), čímž přestane být návrh dohody publíkován partnerovi.Vystavena partnerem (Čeká na kopii ČVUT)
Partner vystavil nový návrh kopie, pro který jsme zatím nevytvořili ČVUT kopii. V tomto stavu je možné založit ČVUT kopii kliknutím na tl. "Založit ČVUT kopii".Vystavena (Čeká na schválení)
Dohoda v tomto stavu obsahuje obě kopie (ČVUT i partnerovu) a ani jedna z kopíí nebyla dosud schválena. Za ČVUT je možné schválit partnerovu kopii tlačítkem Schválit na detailu partnerovy kopie nebo je možné ČVUT kopii smazat tl. Odstranit.Schválena partnerem (Čeká na schválení ČVUT)
Podobný stav jako "Vystavena (Čeká na schválení)" avšak ČVUT kopie již byla jednostranně schválena partnerovou stranou. V tomto stavu je možné schválit partnerovu kopii (tl. "Schválit partnerovu kopii" na detailu partnerovy kopi], přejde do finálního stavu Uzavřena. Pokud je v tomto stavu provedena změna kooperačních podmínek, vznikne tím nová verze dohody, pro kterou nebude partnerovo schválení platné a dohoda přejde do stavu Vystavena (Čeká na schválení).Schválena ČVUT (Čeká na schválení partnerem)
Podobný stav jako "Vystavena (Čeká na schválení)" avšak partnerova kopie již byla jednostranně schválena. V tomto stavu se čeká, až partnerova strana schválí ČVUT kopii a dohoda tím přejde do finálního stavu Uzavřena. Pokud strana partnera v tomto stavu změnu kooperačních podmínek, přestane být námi udělená schválení platné a po aktualizaci (stažení) partnerovy kopie přejde dohoda do stavu Vystavena (Čeká na schválení).Uzavřena
Dohoda v tomto stavu byla úspěšně schválena oběma stranami. Pro dohodu v tomto stavu je možné vytvořit pozměňovací návrh nebo dohodu vypovědět (pouze pokud tato dohoda nemá aktivní výjezdy nebo příjezdy). Dohodu v tomto stavu není možné odstranit.Pozměňovací návrh (koncept)
Pro uzavřenou dohodu byl vytvořen pozměňovací návrh, který dosud nebyl zveřejněn partnerovi. Pozměňovací návrh je možné "Vystavit", čímž dojde k jeho zveřejnění a stav dohody se změní na Pozměňovací návrh (Čeká na návrh partnera). Pozměňovací návrh nesmí být vystaven bez provedení alespoň jedné změny v kooperačních podmínkách dohody. Dále je možné koncept "Odstranit" čímž se celkový stav změní na Uzavřena a změny provedené v kooperačních podmínkách se vrátí do podoby v jaké byly v okamžiku uzavření dohody.Pozměňovací návrh (Čeká na návrh partnera)
Pozměňovací návrh byl vystaven partnerovi. V tomto stavu je nutné počkat dokud partner nevystaví protinávrh. Po stažení protinávrhu (tl. Aktualizovat parnterovu kopii) se stav dohody změní na "Pozměňovací návrh (Čeká na schválení)". Pozměňovací návrh je možné odstranit, čímž dojde k návratu stavu a údajů koop. podmínek do stavu při uzavření dohody.Pozměňovací návrh (Čeká na návrh ČVUT)
U dohod v tomto stavu pozměňovací návrh vytvořila jako první partnerova strana. Na ČVUT straně je potřeba vytvořit pozm. návrh ČVUT kopie (koncept), zapracovat změny požadované partnerem a pozměňovací návrh naší kopie vystavit partnerovi ke schválení.Pozměňovací návrh (Čeká na schválení)
Obdobný stav jako "Vystavena (Čeká na schválení)" avšak pro pozměňovací návrhy.Pozměňovací návrh (Čeká na schválení ČVUT)
Obdobný stav jako "Vystavena (Čeká na ČVUT)" avšak pro pozměňovací návrhy. Po schválení partnerova pozm. návrhu koordinátorem přejde dohoda do stavu Uzavřena a od této chvíle začně platit s novými koop. podmínkami.Pozměňovací návrh (Čeká na schválení partnera)
Obdobný stav jako "Vystavena (Čeká na schválení partnera)" avšak pro pozměňovací návrhy. Po schválení partnerova pozm. návrhu koordinátorem přejde dohoda do stavu Uzavřena a od této chvíle začně platit s novými koop. podmínkami.Návrh na vypovězení (Čeká na návrh ČVUT)
Partner podal návrh na vypovězení smlouvy. Pro dokončení vypovězení dohody je potřeba podat návrh na vypovězení i za ČVUT stranu (tl. Odeslat návrh na vypovězení) a náslědně si musí obě strany návrhy navzájem schválitNávrh na vypovězení (Čeká na návrh partnera)
Návrh na vypovězení podala ČVUT strana jako první a nyní je nutné počkat až partnerova strana vystaví svůj návrh.Návrh na vypovězení (Čeká na schválení)
Viz stav "Vystavena (Čeká na schválení)".Návrh na vypovězení (Čeká na schválení ČVUT)
Viz stav "Vystavena (Čeká na Schválení ČVUT)". Po schválení partnerovy kopie koordinátorem přejde dohoda do stavu "Vypovězena".Návrh na vypovězení (Čeká na schválení partnera)
Viz stav "Vystavena (Čeká na Schválení partnera)". Po schválení ČVUT kopie koordinátorem partnera přejde dohoda do stavu "Vypovězena".Vypovězena
Dohoda byla vypovězena a nebude nabízena v ostatních agendách aplikace.Odstraněna ČVUT
Návrh ČVUT dohody přestal být vystavován partnerovi. Dohodu v tomto stavu již není možné opětovně partnerovi vystavit pod stejným identifikátorem IIA ID.Odstraněna partnerem
Dohoda byla odstraněna partnerem.Odstraněna
Dohoda byla odstraněna oběma stranami.Neplatný stav
Dohoda je v neplatné kombinaci stavů. Tento stav indikuje chybu zpracování a němělo by k němu dojít. Kontaktujte podporu aplikace přes Helpdesk.Co znamená pole "koordinující fakulta" a kdy a jak je nastavím?
Nastavením pole koordinující fakulta lze zpřístupnit editační, schvalovací a další funkce nad dohodou fakultním koordinátorům dané fakulty. Pokud dohoda nemá koordinační fakultu nastavenou, jsou tyto funkce dostupné pouze uživatelům s oprávněním univerzitního koordinátora.
Pro dohody, které jsou již v EWP evidenci existují a nemají přidělenou koordinující fakultu, může její přidělení provést univerzitní koordinátor.
Pokud se jedná o nový návrh dohody iniciovaný ČVUT, může koordinující fakultu nastavit fakultní koordinátor, který dohodu vytváří. Pokud se jedná o návrh dohody, který je iniciovaný partnerem a partner v podmínkách kooperace vyplnil fakultu (org. jednotku), se kterou chce dohodu uzavřít, tak je koordinůjící fakulta nastavena automaticky na tu uvedenou v partnerových podmínkách. Pokud partner v podmínkách svého návrhu žádnou fakultnu neuvedl nebo uvedl více než jednu (např. u dohod, na kterých se podílí více fakult), musí koordinující fakulty přidělit univerzitní koordinátor.
Jak lze provést změny v partnerově kopii?
Žádný z partnerů (včetně ČVUT) nemůže napřímo změnit údaje kooperačních podmínek v kopii protistrany. Změny kooperačních podmínek jsou provedeny tak, že partner změní podmínky ve své kopii a při uložení je o provedení změn automaticky notifikován EWP systém protistrany. Koordinátor na straně partnera pak porovná podmínky změněné dohody vůči své kopii a rozhodne se, zda je převezme do své kopie.
Někteří partneři, ale použivají EWP systémy, které při obdržení notifikace o změně nečekají na manuální kontrolu koordinátorem a kooperační podminky převezmou jedna ku jedná z kopie partnera (tj. ČVUT) a přepíší s nimy koop. podmínky ve své kopii. Tyto změny pak obratem publikují. Ze zkušenosti víme, že se takto chovají systémy EWP Dashboard (identifikovatelné tak, že identifikátor partnerovy kopie začíná na "EWP-") a SOP/Mobility Online (identifikátor začíná na "MO-") Protože tyto 2 systémy používá vetší část partnerských institucí, je potřeba s tímto chováním počítat.
Partner do své kopie přidal větší množství nových podmínek. Je možné je nějak hromadně přenést do ČVUT kopie.
Pokud se jedná o nový návrh ze strany partnera (dohoda Vystavena partnerem (Čeká na dohodu ČVUT)), tak jsou podmínky z partnerovy kopie automaticky předvyplněny při zakládání nové ČVUT kopie.
Pro dohody, u kterých ČVUT kopie již existuje, funkce hromadného zkopírování podmínek z partnerovy kopie není podporována. V případě potřeby provádět větší množství operací nad dohodou je možné se obrátit na Helpdesk.
Dohoda je Uzavřena, ale potřebujeme tam provést změny. Jak?
Pomocí tlačítka "Vytvořit pozměňovací návrh" může univerzitní a fakultní koordinátor provést změny v uzavřené dohodě a vystavit je partnerské instituci. Následný schvalovací proces pak probíhá stejně jako u uzavírání nové dohody. V momentě schválení obou kopií dohody přejde dohoda do stavu "Uzavřena" a od této chvíle je platná dle změněných podmínek.
Pokud se v průběhu projednávání pozm. návrhu s partnerem obě strany dohodnou, že změny realizovat nechtějí, je možné pozměňovací návrh stáhnout tlačítkem "Odstranit pozměňovací návrh". Dohoda se tím vrátí do původního znění koop. podmínek v jakém byla v době uzavření dohody. Pokud tuto operaci změní se i celkový stav dohody zpět na Uzavřena.
TIP
Dohoda zůstává v platnosti v původním znění, ve kterém byla uzavřena, dokud nedojde k vzájemnému schválení pozměňovacích návrhů obou kopií dohod.
Partner mi vystavil nový návrh dohody, který ale nechceme realizovat. Jak jej mohu v dohodách skrýt?
Pokud partner vystavil nový návrh dohody a tato dohoda zatím nemá ČVUT kopii (je ve stavu Vystavena partnerem (Čeká na kopii ČVUT)), tak správným postupem je kontaktovat partnera a požádat je, aby dohodu ve svém systému smazali (resp. přestali jej vystavovat). Stav dohody se pak automaticky změní na Odstraněna a nebude dle výchozího filtru zobrazována v přehledu dohod.
Pokud partner není z nějakého důvodu schopen dohodu odstranit, je možné dohodu skrýt tak, že je vytvořena ČVUT kopie (stav dohody bude Koncept) a následně je tato ČVUT kopie odstraněna tlačítkem "Odstranit". Dohoda přejde do stavu (Odstraněna ČVUT) a přestane být dle výchozího filtru zobrazována.
Proč u některých dohod nevidím tlačítka (Vystavení, Schválení) a u jiných ano?
Viditelnost tlačítek závisí na oprávnění přihlášeného uživatele, na stavu konkrétní dohody a v některých případech (tlačítko Schválit) na splnění dalších podmínek a kontrol (viz níže).
Proč nevidím tlačítko pro schválení partnerovy kopie?
Jedním z těchto důvodů:
- Dohoda není ve stavu určeném ke schválení.
- Nemáte dostatečná práva ke schválení. Jako fakultní koordinátor se ujistěte, že dohoda je přiřazena vaší fakultě (viz pole Koordinující fakulta).
- Párování kopií není konzistentní.
- Požadavky pro schválení dle IIA verze 7.
- Partner vystavil pozměňovací návrh, ale ČVUT k němu dosud nevystavilo protínávrh (viz následující bod).
Partner mi vystavil pozměňovací návrh, ve kterém opravuje chybu ve svých kooperačních podmínkách. Můžu tento návrh jednostranně schválit, aniž bych přovedl/a změny ve své kopii (ta chybu neobsahuje a není potřeba ji měnit)?
Bohužel, dle EWP specifikace, jednostranné schválení pozměňovacího návrhu možné není a vždy je nezbytné vystavit odpovídající protinávrh a po té musí být schváleny oba návrhy.
Pokud jste narazili na situaci, kdy provedení změny v naší kopii není nutné nebo žádoucí, kontaktujte prosím Helpdesk.
Co znamená událost typu "Upozornění" a jak je řešit?
Událost typu Upozornění označuje dohody, které se dostaly do situace zabraňující další práci s touto dohodou. Tyto situace může zpravidla koordinátor vyřešit sám zásahem do dat dohody nebo partnera. Rozlišujeme 3 druhy upozornění:
Nekonzistentní párování
K této může dojít v případě, kdy IIA ID identifikátory uvedené v partnerově kopii dohody neodpovídají identifikátorům uvedeným v ČVUT kopii dohody. Dohodu v tomto stavu nelze schválit.
Nejčastěji může k tomu dojít dvěma způsoby:
- Při vytváření nové dohody V situaci, kdy partner vystaví návrh jako první, ČVUT vytvoří protinávrh spárovaný s partnerovou kopií a vystaví jej partnerovi. V tomto okamžiku je dohoda označena upozorněním na nekonzistentní párování. Jakmile partnerův systém nebo koordinátor napáruje naší kopii i na své straně (tj. doplní identifikátor ČVUT kopie ve své kopii).
- U historických dohod (založených v IIA v6). kdy konzistence párování nebyla systémem tak striktně kontrolována.
Konzistenci IIA ID identifikátorů obou kopií lze ověřit dle obrázku níže.
Partnerova kopie nesplňuje požadavky pro schválení dle IIA verze 7
Verze 7 specifikace IIA rozhraní přináší nová omezení a požadavky na údaje uvedené v kooperačních podmínkách dohod. Dohody, které nesplňují tyto požadavky nemohou být schváleny dokud u nich nebudou tyto údaje doplněny/opraveny.
U většiny evidovaných dohod jsou již ČVUT kopie v souladu s podmínkami pro schválení. To však neplatí pro partnerovy kopie, kde doplnění požadovaných údajů úkolem koordinátorů našich partnerů. Toto upozornění označuje takové dohody, u kterých parnterova kopie tyto podmínky nesplňuje a nemůže být tedy schválena (tlačítko pro schválení je skryto).
V těchto případech je nezbytné kontaktovat partnera s žádostí o doplnění povinných údajů.
Bližší informace o tom, které údaje v partnerově kopii chybí, lze nalézt po najetí na ikonu otazníku v sekci události na detailu dohody.
Škola partnera není v evidenci
Pro každou instituci, se kterou jsou v EWP uzavírány dohody, musí existovat odpovídající záznam v evidenci škol. Pokud je dohoda označena tímto upozorněním znamená to, že se jedná o návrh od partnera, se kterým dosud nebyla uzavírána dohoda, a tento záznam chybí. Pro zavedení nové školy do evidence se obraťte na Helpdesk.
Co znamená událost typu "Chyba komunikace se systémem partnera"?
Jedná se o obecnou chybu při zpracování, která může mít vícero příčin. Například se může jednat o případ, kdy systém partnera nebyl v době komunikace dostupný (např. z důvodu výpadku). Dalším příkladem může být situace, kdy partnerův systém provedl operaci nad dohodou, která není v souhladu s aktuálně evidovaným stavem v aplikaci Mobility (např. partner smazal svoji kopii, ačkoliv již byla oboustranně Uzavřena což specifikace nedovoluje).
Pro řešení tohoto problému je nutné se obrátit na Helpdesk.
Omylem jsem smazal/a ČVUT kopii. Lze to vrátit?
Pokud byla v okamžiku smazání dohoda již vystavena partnerovi, nesmí být znovu vystavena pod stejným identifikátorem. V tomto případě je tedy nutné vystavit novou kopii dohody a proces zopakovat.
Pokud v době smazání vystavena nebyla (tj. celkový stav dohody byl Koncept) je možné stav ještě stav vrátit manuálním zásahem a pokračovat ve stávající hododě. Kontaktujte v této situaci Helpdesk.
Omylem jsem schválil/a partnerovu kopii. Lze to vrátit?
Bohužel specifikace na tuto situaci nepomýšlí a proto ani aplikace nenabízí možnost "stornování" předešlého schválení. Ideální řešení je kontaktovat partnera a požádat jej o provedení potřebných změn ve své kopii dříve než provedou schválení naší kopie. V situaci, kdy toto již nestihneme a dohoda přejde do stavu "Uzavřená", tak je vždy možné změny do podmínek dodatečně promítnout podáním pozměňovacího návrhu nebo vypovězením celé dohody.
Partner nás informoval, že provedl změny, ale v detailu partnerovy kopie tyto změny nevidím. Proč?
Může to být jedním ze tří důvodů:
- Dohoda je označena událostí typu "Změna kooperačních podmínek" (označené ikonou modrého zvonečku na přehledu dohod) a vyřešit lze tkliknutím na tlačítko "Aktualizovat partnerovu kopii", čímž dojde ke stažení poslední verze partnerovy kopie do systému.
- Pro dohodu je přítomna událost typu "Chyba komunikace se systémem partnera" (ikona červené berušky). V tomto případě není možné dohodu stáhnout z technických důvodů a pro další řešení je potřeba kontaktovat Helpdesk.
- Dohoda není označena žádnou ze dvou výše uvedených událostí. V tomto případě nám partnerův systém nedoručil potřebnou notifikaci o změně v partnerově kopii.